Subsidie voor dummies, les 1: de aanvraag

Het jaar is net begonnen. Een mooi moment om de subsidieafspraken weer eens onder de loep te nemen. Zijn de afspraken met de subsidieverstrekker helder? Waarop moet je letten?

Ketenbesluitvorming
De subsidiebesluiten volgen elkaar op als schakels in een lange keten. De keten begint met de subsidieaanvraag. De aanvraag vormt de basis van de subsidiebeschikking. De subsidiebeschikking vermeldt de subsidieverplichtingen. Als de activiteiten zijn afgerond, volgt een aanvraag om de subsidie vast te stellen. In dit vaststellingsbesluit wordt getoetst of aan de subsidieverplichtingen is voldaan. Op een lagere vaststelling volgt een terugvorderingsbesluit.

De keten begint bij de aanvraag
Deze aaneenschakeling van besluiten kan lastig zijn voor de subsidieontvanger. Als de subsidiebeschikking een onrealistische verplichting bevat, word je daarop afgerekend bij de vaststelling, zonder dat je iets eraan kunt doen. De subsidiebeschikking kun je niet meer ter discussie stellen. Je had toen bezwaar moeten maken. Als subsidieaanvrager heb je echter wel invloed op de eerste schakel in de keten, de subsidieaanvraag. Hierop zijn alle besluiten gebaseerd. Zorg dat deze zorgvuldig is.

Let ook op de formaliteiten
Let bij de subsidieaanvraag op de inhoudelijke voorwaarden in de subsidieregeling, maar denk ook aan de formele eisen, zoals het tijdig indienen. Stichting SCENECS, Dutch Film Institute verzuimde dit en dat kwam haar recent duur te staan. De stichting had de aanvraag niet op tijd ingediend, omdat de gemeente Amersfoort haar vroeg ook een auditrapport mee te sturen. De stichting wilde niet dat dit rapport publiciteit zou kunnen krijgen. Uiteindelijk diende zij pas maanden later alsnog de aanvraag in. De rechter oordeelde streng: termijn is termijn, de angst voor openbaarmaking was onvoldoende om af te zien van het indienen van een tijdige aanvraag. Dat hiermee ook een einde kwam aan de beoogde langdurige subsidierelatie maakt dit niet anders.

Volgende keer: de subsidiebeschikking.

Meer weten? Neem dan contact met mij op: Clemens Mesker.